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由TBi代发的印度考察用邀请函,种类如下:

 

以行业特色为标准分为:

l  综合行业或经贸类的政府及非政府的考察邀请

l  行业对口的政府及非政府的考察邀请

l  政府考察邀请

 

以邀请方的性质为标准分为:

l  印度政府考察邀请

l  印度商会考察邀请

l  印度公司考察邀请

 

邀请函必备知识:

什么是印度考察用邀请函的代发?

印度的发函机构为什么要安排会见,发函,为此我们需要配合哪些?

印度考察的邀请方是否可以只发函不公务?

联系考察用邀请函时有哪些难点?

顺利出签取决于邀请函的力度吗?

考察的邀请方可以依照我们的格式撰写函吗?

考察用邀请函是否可以不写出访行程和时间?

提供哪些资料会有助于加快发函速度?

 

什么是印度考察用邀请函的代发?

考察用邀请函不光是一个意愿,还是一种行为,实际上是一个会议的确认,双方之间要安排一个会见,我发一个邀请给你确认这次会见。所以,邀请函的实质是业务活动的确认函,当受访单位直接向访问单位发邀请时,邀请函和确认函二者之间并没什么区别,双方只有一天或半天的活动安排,邀请函或确认函都同样是对这个活动的一个书面确认。当TBi代发邀请函时,就会出现邀请函与确认函的区别,因为TBi不是实际的受访单位,而只是一个协助安排会见的中间人,其能够同时接待多个团组并安排多次活动。

印度的发函机构为什么要安排会见,发函,为此我们需要配合哪些?

受访方之所以要安排会见,是因为受访方认为这个会见可能对其有益,或者对了解中国同行有帮助(假定受访方希望了解中国同行),或者对其与中国未来的合作有益,为了达到这个目的,为了让潜在的受访方愿意安排这次会见,提供印度考察用邀请函,TBi需要客户配合的如下:

1.        尽可能周全地准备团组的资料,从各种可能的渠道收集跟团组有关的信息,为每一个访问团组整理一套完整详细的介绍,从而使印度机构认为与该团组会见是有益的,令其愿意安排会见和发函。

2.        拟定会见日期,没有日期受访方不知道是否有时间,也就不知道能否安排接待,也就发不出函来,所以拟定考察的行程和日期也很必要。

3.        通常TBi要为一个团组沟通多家印度机构,因为并不是一联系甚至不联系就确定能发函,一些印度机构对接待中国团组的来访并无兴趣,因为对方觉得是浪费时间,其并未从此类会见中有任何收获,其会见的初衷并未达到,在这种情况下,与多家机构逐个沟通就很必要了。这也是导致发函时间延长的最重要的原因。

印度考察的邀请方是否可以只发函不公务?

印度考察的邀请方不是只写个函就完了,邀请的核心在于实际的会见,如果考察团来6个人涉及多个行业领域,邀请方需要内部商议根据来访的时间安排与会人员,事实上往往因为团组反复更改行程时间,而导致邀请方在出团前来不及调换与会人员,最终无法提供与会名单。

联系考察用邀请函时有哪些难点?

1.   我们得不到考察团组情况的介绍,大部分情况下,只有一份中文名单,团组介绍、访问目的、会谈内容等一律没有。

2.   没有准确的日期,这也是拿函中最困难的,没日期就没法约定会见,客户要么不给要么就随便给一个,给后再反复更改,对团组的情况,中间往往隔着若干环节,各环节的操作者素质参差不齐,因此事实实难了解,所以几乎没有一次不改变会见日期的,不少考察团组要反复更改多次。

3.   不给我们准备的时间,时常收到这种要求:请明天把邀请发过来,好像邀请是我们自己家的,想什么时间发就什么时间发,想发给谁就发给谁,写怎么写就怎么写,实际上完全不是这样,按照上面我们说的安排会见和发函的程序,一般来讲,印度考察的发函要两周时间。

顺利出签取决于印度考察用邀请函的力度吗?

邀请函的重要在于两点:一是函的真伪,辨别函的真伪,从函的内容、邀请人、书写格式、文字修辞到字型字体,其实远比人们想象的容易找出破绽,因为两国文化有太多的不同点。二是邀请方和被邀方的逻辑关系,即为什么这个机构会邀请这个团组,接待这个团组去考察访问对邀请方有何益处,两者之间是否有实际交流内容,有无合作可能。如果签证官无法建立这种逻辑关系,就是再有力度的邀请函也难顺利出签。

考察邀请方可以依照我们的格式撰写函吗?

一般是不可以。邀请函的内容一定是在邀请方的职能业务范围内,而且完全由邀请方自愿发邀,不可能完全按照受邀方的意愿撰写函,尤其是政府机构的考察邀请,发函后再对函的内容做反复更改或发函前由受邀方限定函的内容都是不现实的。

考察的邀请函是否可以不写出访行程和时间?

送签时,印度考察的邀请函上不体现访问行程和访问日期都是不可以的。因为没日期的邀请只能表明一个初步意向,等于还没落实会见的相关事宜,从出签角度看不利,因为什么都还没落实呢你去干吗呢。

提供哪些资料有助于加快发函速度?

印方是否愿意接待一个中国团组并发出邀请,除了取决于我们的沟通工作,主要还是看来访的是什么人,印方是否可以从接待他们中获益,所以他们需要知道:来的是什么人?干什么的?他们要来谈什么?谈什么要很具体,而且要符合对方的职能业务范围,尤其是团长的资料务必要详细,因为他们要得出结论:跟这个团组会见的目的是明确的,是有意义的。